Themen:
- Fachkonzept 5.0 für die Neuorganisation des IT-Systemhauses
Die Neuorganisation des IT-Systemhauses (ITSYS) steht im Kontext des strategischen Ziels einer voll digitalisierten Dienstleistung bzw. Automatisierung und damit einhergehend einer ständigen und beschleunigten Veränderung der IT-Verfahren und IT-Services. Das Tempo der bisherigen Entscheidungswege in Produktion und Betrieb soll deutlich erhöht werden. Eine konsequente IT-Produktorientierung Ende-zu-Ende und ein Ausbau des internen und externen Zusammenarbeits-modells bilden dabei die entscheidenden zentralen Organisationsprinzipien und Erfolgsfaktoren. Den Rahmen bilden das Arbeitsprogramm des Vorstands 2023-2024 (Schwerpunkt Digitalisierung und Automatisierung) und die IT-Strategie 2025 mit Kernelementen wie dem Ausbau des Kunden- und Mitarbeiterzentrierung, der Erweiterung der Cloud-Nutzung oder der Forcierung einer „Green IT“.
Wichtigste organisatorische Neuerung ist die Gründung der beiden neuen, an der Produktentwicklung ausgerichteten Geschäftsführungsbereiche Kunden (K) und Anwender (A). Produkte werden zukünftig durch interdisziplinäres Arbeiten von Beschäftigten aus bislang organisatorisch getrennten Einheiten entwickelt und betrieben. In direkter organisatorischer Zuordnung zum Vorsitzenden der Geschäftsführung zum Vorsitzenden der Geschäftsführung werden übergreifende Aufgaben in neuen zentralen Einheiten (z.B. Querschnitt und Ressourcen, Architektur-Office) gebündelt sowie innovative Entwicklungen wie Nachhaltigkeit oder kultureller Wandel gestärkt.
In einem neuen Führungsmodell werden personelle (disziplinarische) Führung und fachliche/technische Verantwortung als separate Funktionen etabliert. Die Zahl der Hierarchieebenen wird von vier auf drei reduziert. Die Option für die Beschäftigten zur differenzierten Verfolgung von Fach- und Führungs-karrieren wird gestärkt.
Maßgebliche Auswirkungen hat die Neuorganisation für die Beschäftigten der Führungsorganisation durch Einführung des neuen Dienstpostens einer/eines Senior Manager Personal; dessen Umsetzung wird begleitet und erstmals zum 28.02.2025 evaluiert. Die Beschäftigten der Ausführungsebene behalten von wenigen Ausnahmen abgesehen ihre bisherigen tarifierten Dienstposten. In Ausnahmefällen erfolgt eine Überleitung auf bewertungsgleiche neue Dienstposten. Eine Personalmigration ist mit der Neuorganisation nicht verbunden; ein Ortswechsel an einen der im Aufbau befindlichen neuen Standorte des IT-Sys erfolgt nur auf ausdrücklichen Wunsch der bzw. des Beschäftigten,
2. Dauerhafte Aufgabenübertragung der Beihilfebearbeitung an die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK)
Die Beihilfefachsoftware des Bundes wird das Bundesverwaltungsamt (BVA) 2023 fachlich nicht mehr weiterentwickeln. Eine Nachfolgeproduktion wird nicht zur Verfügung gestellt. Aus Zeit- und Wirtschaft-lichkeitsgründen ist eine Eigenentwicklung der BA nicht beabsichtigt.
Wirtschaftlichste Lösung ist die Aufgabenübertragung an einen Dienstleister des Bundes. Der Verwaltungsrat hat einer Aufgabenübertragung zugestimmt. Diese Aufgabe wird daher der Beihilfestelle der PBeaKK übertragen. Die PBeaKK ist ein sehr großer Beihilfedienstleister des Bundes ohne Gewinnorientierung. Zu seinen Kunden zählen zum Beispiel die Beihilfebearbeitung für das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz, die Bundesanstalt für Post- und Telekommunikation und die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung.
Die Aufgabenübertragung soll spätestens zum 30.06.2024 abgeschlossen sein. Grundlage für die Übertragung der Beihilfebearbeitung auf die PBeaKK sind § 108 Abs. 5 BBG und § 261 Satz 1 BAPostG. Die PBeaKK ist als Verantwortliche i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO verpflichtet, den Datenschutz bei der Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung sicherzustellen. Zu gewährleisten sind insbesondere die Betroffenenrechte. Die PBeaKK haftet als Verantwortliche für eine nicht der DSGVO bzw. BDSG entsprechende Datenverarbeitung. Gegenüber den Betroffenen ist sie gegebenenfalls schadenersatzpflichtig gemäß Art. 82 DSGVO. Hinsichtlich der fehlenden Differenzierung zwischen Beamtinnen und Beamten und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern in § 26 BDSG ist § 108 Abs. 5 BBG gemäß § 11 TVÜ-BA auch auf beihilfeberechtigte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer anzuwenden.
Änderungen beim Leistungsumfang und den rechtlichen Verfahren ergeben sich für Beihilfeberechtigte nicht. Es wird lediglich die antragsentgegennehmende und bearbeitende Stelle im BA-SH durch die Beihilfestelle der PBeaKK ersetzt.
Für die nach der Aufgabenübertragung dauerhaft verbleibenden administrativen Aufgaben aus der laufenden Vertragsabwicklung verbleibt im bisherigen Geschäftsbereich des BA-SH ein Kernteam von ca. fünf Beschäftigten. Die in der Beihilfestelle der BA nicht mehr benötigten Kräfte haben im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens bereits ein Ansatzschreiben für eine wertgleiche Anschlussverwendung in der bisherigen Dienststelle erhalten.
Alle Beihilfeberechtigten und Versorgungsempfänger werden über die vorhandenen Kommunikationswege im Vorfeld über die veränderten Zuständigkeiten informiert. Rechtzeitig vor der Aufgabenübertragung erhalten alle Beihilfeberechtigten ein Starterpaket mit Informationen und Antragsformularen von der PBeaKK zugeschickt. Im Internet steht eine umfangreiche Informationsplattform der PBeaKK mit speziellen Kontaktangeboten zur Verfügung.
Zukünftig haben Beihilfeberechtigte die Möglichkeit, als neuen Service über eine von der PBeaKK zur Verfügung gestellten APP Anträge elektronisch einzureichen. Die papiergebundene Antragstellung ist weiterhin möglich. Die allgemeine Anliegenklärung und Beratung durch die PBeaKK erfolgt postalisch, per E-Mail oder über das Servicetelefon.
Die Beihilfeanträge und schriftliche sowie per E-Mail übersandte Anfragen werden von der PBeaKK binnen 10 Arbeitstagen ab Eingang bei der PBeaKK bearbeitet bzw. beantwortet.
Die Gesamtverwaltungskostenerstattungen im Rahmen der Rechnungsbearbeitung kürzt das BA-SH um mindestens 10%, falls die Servicelevel im Jahresdurchschnitt nicht eingehalten werden.
Für telefonische Anfragen stellt die PBeaKK eine hohe Erreichbarkeit von mindestens 80% der Anrufenden binnen zwei Minuten im Durchschnitt sicher.
Leistungs-, Qualitäts- und Beschwerdemanagementgespräche führen die PBeaKK und das BA-SH jährlich. Die PBeaKK und das BA-SH richten dafür je eine zentrale Stelle zur laufenden Vertragserfüllung und zur schnellen Klärung von Störfällen ein.
3. Weiterentwicklung der Zentrale
Organisationsgrundsätze, Organisationskonzept und Organigramm für die Weiterentwicklung der Zentrale
Durch den BA-Vorstand wurden am 21.09.2023 die Organisationsgrundsätze, das Organisations-konzept sowie die Neuorganisation der Zentrale in Form eines angepassten Organigramms beschlossen. Die Organisationsgrundsätze bilden eine verbindliche und konsistente Basis für das Organisationsdesign aller Geschäftsbereiche der Zentrale. Die BA erfüllt hiermit die Forderung des BRH und RPA nach transparenten Kriterien für die Größe von Organisationseinheiten in der Zentrale.
Das Organisationskonzept ist ein Endprodukt aus dem Projekt „Weiterentwicklung der Zentrale“. Es liefert wichtige Grundlagen für das Fach- und Organisationskonzept, es ist als Zwischenprodukt zu interpretieren und wird mit in Kraft-Treten des Fach- und Organisationskonzeptes abgelöst. Das Fach- und Organisationskonzept für die Zentrale wird von der Verwaltung voraussichtlich Ende des 1. Quartals 2024 zur HPR-Beurteilung vorgelegt.
Das Organigramm zeigt den derzeitigen Stand zur Umsetzung der Organisationsgrundsätze und bildet den Ausgangspunkt für weitere Entwicklungen.
Mit der Weiterentwicklung der Zentrale sollen grundlegend veränderte Arbeitsabläufe in einer prozessorientierten Matrixorganisation im Vorstandsressort Regionen, die im Organisationskonzept im Kapitel 3.2. „Etablierung einer prozessorientierten Matrix-Organisation im Ressort VRE“ beschrieben sind, sowie durch die Geschäftsbereich übergreifende Zusammenarbeit von Lösungsteams, die im Kapitel 3.6. „Lösungsteams als eine neue, agile Form der geschäftsbereichsübergreifenden Zusammenarbeit“ aufgeführt wind, eingeführt werden Schnittstellen und Formate mit anderen Geschäftsbereichen werden während und nach dem Umstellungsprozess weiter konkretisiert. Zudem werden neue Rollen und Entscheidungsformate erprobt u d kontinuierlich weiterentwickelt. Der konkrete Umstellungstermin für die Prozessorientierte Matrixorganisation in VRE ist der 20. 11. 2023. Der HPR wird zu der vorgelegten Weiterentwicklung eine kritische Stellungnahme abgeben und dann auch im Intranet veröffentlichen.
4. Fachkonzept Kompetenzzentrum Prozessvertretung Personal (KPP) Fortschreibung des Fachkonzepts (Version 1.3)
Mit dieser Fortschreibung soll in der Tätigkeitsebene V erstmalig der Dienstposten „Fachassistent:in Recht Personal“ (hinterlegt mit einer Stelle) ausgebracht werden. Weil zwischenzeitlich im Bereich der administrativen Unterstützung der Prozessvertreter:innen der BA die Anforderungen gestiegen sind, ist dies notwendig geworden. Verschiedene bundesweit anfallende Aufgaben sollen dazu gebündelt werden. U.a. vor dem Hintergrund der Einführung des elektronischen Rechtsverkehrs bei Gericht, der gestiegene Prüf- und Administrationsaufwände von Gerichtskosten und Kotennoten externer Anwältinnen/Anwälte). Die Aufgaben gehen über das Anforderungsniveau der bislang vorhandenen Assistenzkräfte der TE VI hinaus.
Im Übrigen wurden kleinere redaktionelle Anpassungen vorgenommen, z.B. Aktualisierungen zwischenzeitlich geänderter Rechtsnormen und textlich Präzisierungen.
Die vorliegende Fortschreibung des Fachkonzeptes soll zum 01.01.2024 in Kraft treten.
5. Neufassung Handbuch Personalrecht/Gremien: Abschnitt 5.2 Bildschirmarbeitsplatzbrillen
Das Verfahren zur Kostenerstattung von Bildschirmarbeitsplatzbrillen wird mit dieser Fassung neu geregelt.
Bisher waren Erstattungshöchstsätze vorgesehen, die an die durch die Spitzenverbände der gesetzlichen Krankenkassen ermittelten Festbeträge angelehnt waren. Dabei konnte nicht immer sichergestellt werden, dass die Optikerbetriebe, die Beschäftigte mit der Anfertigung der Sehhilfe beauftragt hatten, diese Höchstbeträge einhielten.
Das BMI hat zwischenzeitlich für die Beschäftigten der unmittelbaren Bundesverwaltung (also nicht für die Beschäftigten der BA) einen Vertrag mit dem „Zentralverband der Augenoptiker und Optometristen“ (ZVA) abgeschlossen. Danach garantieren die angeschlossenen Optikerbetriebe die individuelle Anfertigung von Bildschirmarbeitsplatzbrillen zu festgelegten Beträgen. Eine Übersicht über die teilnehmenden, ausschließlich innungsgebundenen Vertragsaugenoptiker/innen kann der Internetseite; www.innungsoptiker.de entnommen werden. Zusätzlich haben ca. 4.900 weitere innungs- und nicht innungsgebundene Augenoptiker:innen dem Vertrag zwischen BMI und ZVA zugestimmt.
Es ist beabsichtigt, dass die BA für ihre Beschäftigten einen entsprechenden Vertrag mit dem ZVA abschließt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Sehhilfen für die Beschäftigten künftig zu den festgelegten Preisen bei den angeschlossenen Optikerbetrieben sowie weiteren Optiker:innen, die die Spezifikationen des Vertrages anerkennen, erhältlich sind.
Der Vertrag sieht darüber hinaus eine bessere Ausstattung der Brillen vor (Mehrfachentspiegelung und Härtung) als nach den bisherigen Regelungen bei einem gleichzeitigen Einsparpotenzial. Für die Internen Services wird durch die Vereinheitlichung der Rechnungen eine Vereinfachung in der Bearbeitung erwartet.
6. Weiterentwicklung der Personalauswahl: Anpassung der BARS (Verhaltensverankerte Bewertungsskalen); Gültigkeit der Handhabungshinweise für das fair-antwortungsvolle Interview sowie des Anforderungsprofils der TE IV und V
Im Rahmen der Weiterentwicklung der Personalauswahl wurde anschließend an die Auswahlelemente für Führungskräfte TE I bis TE III nun das fair-antwortungsvolle Interview (TE IV und V) vor dem Hintergrund des neuen Kompetenzmodells in Zusammenarbeit mit den Kompetenz-RDen überarbeitet.
In Verbindung mit dieser Weiterentwicklung sind In Bezug auf die BARS die folgenden inhaltliche Anpassungen erfolgt:
- Die Aspekte „Engagement“ und „Bewerbungsmotivation“ wurden ergänzt. Sie waren Teil der HPR-Vorlage vom 20.04.2022 (Konzepttest „Personalauswahl auf Augenhöhe“) und fließen nun in die neuen BARS ein.
- Bei der „Bewerbungsmotivation“ fand darüber hinaus eine Angleichung an die im Auswahlleitfaden der Nachwuchskräfte enthaltene Beschreibung der „Bewerbungsmotivation“ statt. So kann sichergestellt werden, dass eine Einstufung in die Skalen 4 und 5 dann geschieht, wenn u.a. eine realistische Auseinandersetzung der Bewerbenden mit der entsprechenden Tätigkeit vorliegt.
- Auf Wunsch der Regionaldirektionen wurde allgemeine Hinweise zur Bedeutung der Skalierungspunkt ergänzt.
Die BARS sollen künftig als kompetenzbezogene Bewertungsgrundlage für die TE VIV und V herangezogen werden.
7. Änderung der fachlichen Weisung „ARAS“ – Teil II Ausbildung in der BA
Wesentliche Änderungen in ARAS-Teil II fußen auf der Implementierung des neuen Kompetenzmodells der BA in die Ausbildung. Weiterhin wurden die Beurteilungszeiträume angepasst und die Leistungs- und Kompetenzbeurteilung neu gefasst.
Die Verhaltensbeispiele wurden komplett neu erstellt. Der Vordruck und die Vorbereitungshilfe zur Feststellung des Ausbildungserfolges (FdA) wurden redaktionell angepasst.
Die Berater:innen nach dem BBiG werden nach einem Jahr beauftragt, die o.g. Änderungen in ARAS Teil II zu beurteilen
8. Erprobung der Öffnung des Traineeprogramms für interne Mitarbeitende
Nach Vorstellung der Idee zur Öffnung des bestehenden Management-Traineeprogramms als Entwicklungsangebot auch für interne Beschäftigte wurde mit den Regionen vereinbart, ab 01.04.2024 die Öffnung des Traineeprogramms in interessierten Regionen mit entsprechendem Bedarf in 2024 zu erproben. Herausgehobenen internen Potentialträgern ab TE IV soll mit der Öffnung des Traineeprogramms ein attraktives Entwicklungsangebot für Führungsaufgaben in der TE II und aufwärts
unterbreitet werden. Interne und externe Potentiale können sich bereits im gemeinsamen Traineeprogramm vernetzen und profitieren vom gemeinsamen Lernen und Erfahrungsaustausch.
Die Kompetenz-RDen, das KC FKE und die Bereiche Personalrecht und -wirtschaft wurden bei der Konzepterstellung beteiligt. Die Regionen Baden-Württemberg Bayern, Hessen und Sachsen möchten an der Erprobung teilnehmen.
Die Rahmenbedingungen der Teilnahme am Traineeprogramm und der erwartete Nutzen sollen durch die Erprobung überprüft werden. Die Erprobungsphase wird durch einen regelmäßigen Erfahrungsaustausch und eine fortlaufende Evaluation begleitet.
9. Organisation Informationssicherheit in der BA
Die Informationssicherheit der IT betrifft in unserer Informationsgesellschaft Bürger:innen und Beschäftigte der BA gleichermaßen. Personenbezogene Daten, mit denen gehandelt wird, im Internet zugängliche Sozialdaten und immer wieder gemeldete Angriffe auf IT-Systeme zeigen die Notwendigkeit einer handlungsfähigen Informationssicherheits-organisation.
Für eine erfolgreiche Aufgabenerledigung der BA ist die IT ein wichtiger Bestandteil. Der Informationssicherheit kommt in diesem Zusammenhang eine besondere Bedeutung zu. Unsere Kund:innen und Beschäftigten haben die berechtigte Erwartung, dass ihre Daten vor Missbrauch geschützt sind. Sie dürfen nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Die Aufgabe aller Führungskräfte als auch der Beschäftigten der BA ist es, dies sicherzustellen.
Die Gewährleistung der IT-Sicherheit in den Dienststellen wurde neu systematisiert (Vorstandsbeschluss 68/2023 vom 16.06.2023). Damit wurde deren geschäftspolitische Bedeutung für die Aufgabenerledigung gestärkt.
Es ist sicherzustellen, dass nach Maßgabe der aktuellen Weisung die dort beschriebenen Regelungen in Dienststellen bzw. Organisationseinheiten der BA IT-Sicherheitsverantwortliche eingesetzt sind. Unter bestimmten Voraussetzungen ist gemäß Vorstandsbeschluss die Gewährung einer Funktionsstufe für IT-SV vorgesehen.
10. Reisekostenerstattungen: Einsatz Deutschlandticket für dienstliche Fahrten
eine Erstattung von Kosten privat beschaffter Deutschlandtickets über Reisekostenabrechnungen ist möglich, wenn diese im Vergleich zur ansonsten erfolgenden Abrechnung von Einzelfahrten wirtschaftlicher ist und sich das Ticket im monatlichen Geltungszeitraum vollständig amortisiert hat (Rundschreiben des BMI vom 27.04.2023). Damit wird für Pendlerinnen und Pendler die Möglichkeit geschaffen, Arbeitgeber/Dienstherren an den Kosten des privat beschafften Deutschlandtickets zu beteiligen, wenn dieses für Dienstgeschäfte/Dienstreisen genutzt wird.
Anträge zur Erstattung von Kosten für das Deutschlandticket, die aufgrund der bisherigen Rechtslage abgelehnt wurden, können bei Vorliegen der Voraussetzungen reaktiviert werden.
11. Job-Ticket für Beschäftigte der BA
Die in der BA vertretenen Gewerkschaften, der Vorstand der BA und der HPR sind vor einigen Monaten noch einmal auf die Politik zugegangen und haben sich um eine Lösung zum Job-Ticket für die Beschäftigten der BA bemüht. Dieses Mal mit Erfolg. Die bisher fehlenden rechtlichen Grundlagen wurden augenscheinlich inzwischen geschaffen. An der Finanzierung wird derzeit gearbeitet. Sie muss aus dem Personalhaushalt der BA erfolgen. Die verwaltungstechnische Abwicklung des Job-Tickets wird auch noch überlegt. Die bereits hohe Belastung der Internen Services soll möglichst nicht steigen.
12. Qualifiziertes Routing
Die Regelung zum qualifizierten Routing ist bis zum 30.11.2023 befristet. Obwohl es in der Praxis viele Schwächen gezeigt hat, insbesondere bei EZ ohne ausreichende Personalausstattung, soll das qualifizierte Routing dauerhaft in den Eingangszonen etabliert werden. In einer der nächsten Sitzungen des HPR wird hierzu und zur Einführung VCC eine Vorlage im HPR erwartet.
13. ERP-Time – Flächeneinführung
Die Vorlage wurde zurückgestellt. Es stehen noch diverse inhaltliche und technische Fragen offen, die
Noch vor der Einführung geklärt werden müssen. Auch gibt es bei den Verhandlungen über die Dienstvereinbarung noch kein aus Sicht des HPR zufriedenstellendes Ergebnis.